Proje Yönetimi – Bir yol mu yoksa yolculuk mu?

Yazan: Kemal İslamoğlu

1990’ların başına kadar kurum içinde ilk kez ve de bir defaya mahsus yapılacak işler için gerekli bir yöntem olarak görülen PROJE YÖNETİMİ , günümüzde çok daha geniş bir bakış açısı ile algılanmazsa onu kullananlara sağlayabileceği faydalardan çok azını sağlamış oluyor.

Gerçekten de tanımı ; “Bir ürün ya da hizmeti ortaya koymak için bir defaya mahsus yapılan çalışma” olarak yapılan Projeler bazında çalışmak ülkemizde 1990’ların başından itibaren kullanıla geldiği alanlardan daha da öteye yaygınlaşmaya başladı.Projeler daha çok konuda uzmanlık gerektiren ve az sayıdaki özel bir kaç başlıkta yapılırdı.Ancak 2001’den itibaren rutin işlerin yanında ,Projeler çok daha fazla zaman almaya başladı.Hatta bazı şirketlerde ( özellikle müteahhitlik şirketleri , reklam ajansları-ve de son 9 yıldır bünyesinde çalıştığım MCT) sadece proje bazında işler yapılmakta.Proje yoksa şirket yok , varsa var.Yapılan harcamalar , tahsilatlar hepsi proje bazında degerlendiriliyor ve şirketin kar/zararı her an etkili bir şekilde takip edilebiliyor.Ancak bir çok şirkette operatif (rutin) işler ile projelerin sıklıkla karıştırıldığını da belirtmekte fayda var.Tekrar edilen , başı sonu olmayan ,hedefi belli olmayan , kaynak tüketmeyen , yönetim ve kontrol ihtiyacı olmayan , sonucunda bir ürün ya da hizmet ortaya koymayan yani bir çıktısı olmayan işlere Proje denilemez.

Hem Dünya’da hem de ülkemizde PROJE YÖNETİMİ’nin bu kadar yoğun kullanılmaya başlanmasının arkasında yatan dinamikler neler diye araştırdığımızda ise karşımıza pek de yabancı olmadığımız gerçekler ortaya çıkıyor.Bunların en başında olan kavram ise tabiiki daha azla daha çoğunu elde etme isteği. Yani verimlilik ve karlılık.İnsanlık tarihinde PROJE YÖNETİMİ her zaman önemli bir araç olagelmiştir.Dünyaya damga vurmuş medeniyetlerin herbirinde önemli projelerin gerçekleştirilmiş olduğuna dair deliller mevcuttur.Mısır’da Piramitler , Bizans’ta Ayasofya , İspanya’da Kolomb’un Amerika’yı keşfi , Osmanlı’da uzak diyarlara yapılan etkin fetihler , Süveyş ve Panama kanalları , Hoover barajı , Atom bombası ve ABD’nin Uzay programı bu delillere örnek olabilir.Gerçekten günümüzde ekonomik açıdan güçlü devletlerin aynı zamanda PROJE YÖNETİMİ’nde başarılı olmaları sürpriz olmasa gerek.

Gerçekten de PROJE YÖNETİMİ’nin etkili lullanılmasıyla kurumlar daha az insanla , mümkün olduğunca kısa sürede, daha kaliteli sonuçlar üretme peşindeler.Bu amacı gerçekleştirebilmek için yetkinlik kalitesi yukarıda insanlar çalıştırmak temel bir zorunluluk haline geliyor.Ancak kurumun organizasyon yapısı esnekleşmedikçe PROJE YÖNETİMİ’nin etkin kullanılması zorlaşıyor. Son yıllarda Organizasyon şemalarının derinleşmekten ziyade yassılaşması ve Matriks organizasyonların her kurumda yaygınlaşıyor olması da buna bir işaret.Fonksiyonel bazda kalmakta ısrar eden organizasyonların PROJE YÖNETİMİ’den verim elde etmesi günümüzde oldukça zorlaşıyor.Bu tip organizasyonların PROJE YÖNETİMİ’de verim sağlayabilmesi için özellikle birim yöneticileri ile Proje ekipleri arasındaki koordinasyon ve iletişim çok sağlıklı hale gelebilmeli.Çalışanların zamanlarının ne kadarını Projelerde ne kadarını rutin işlerinde geçirmeleri kararının ortaklaşa verilmesi ve bu karara uyulması günümüzde en zorlu süreç olarak karşımıza çıkıyor.

Hangi tür organizasyonlarda uygulanırsa uygulansın projelerin değişmeyen bir kaç temel özelliği var.

Bunlar;

-Başları ve sonları olması,

-Bir defaya özel bir hedefi gerçekleştirmesi ,

-Somut çıktıları (bir ürün ya da servis)olması ,

-Hayata geçirilmesi esnasında para , zaman , insan , teçhizat vb kaynakları tüketmesi ,

-Her seviyede liderlik becerilerine ihtiyaç duyulmasıdır diyebiliriz.

Yukarıda belirtilen özelliklerle beraber PROJE YÖNETİMİ’nde ekip tarafından hazırlanması ve süreç boyunca kullanılması gereken temel araçlar da şunlar olmalıdır;

-Proje hedefi (S.M.A.R.T.)

-Proje kısıtları ve bunlardaki öncelikler , (Zaman , Maliyet , Kalite)

-Sponsor ve Paydaş Onay ve İzinleri ,

-İş Bölüm Yapısı ( WBS)-bu yoksa Proje Y Ö N E T İ L E M E Z!!!!!!-

-Gantt Şeması

-Proje Bütçesi

-Kontrol dökümanları

Bu saydıklarımız yanında burada belirtmediğimiz daha bir çok döküman da Projelerin başarılı yönetilebilmesi için kullanılmalıdır.

Sonuç olarak projeler , doğru planlanır ,organize edilir , uygulanır ve kontrol edilir ise başarı ile kapatılır ve sonuca ulaşır.Bu da PROJE YÖNETİMİ uygulayan şirketlerin hızlanmasına , değer yaratmasına , daha hızlı öğrenebilmesine , verimliliği arttırmasına ve hem kısa hem orta hem de uzun vadede karlılık elde etmesine sebebiyet verir.

Tüm bunları elde edebilmek , doğru araçları kullandığınız müddetçe de hepinizin elinde……….

Kolay gelsin.

Kemal İslamoğlu

Write a comment